peralatan kearsipan

PERALATAN-PERALATAN KEARSIPAN

   & Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karna di buat dengan bahan-bahan yang kuat seperti :

a)      Logam

b)      Kayu

c)      Aluminium

d)     Besi

e)      Plastic

f)       DLL.

   & Fungsi Peralatan Kearsipan

      1.      Sebagai sarana penyimpanan arasip

      2.      Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan             pengelolaan arsip

      3.       Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan.

   & Macam-Macam Peralatan Kearsipan 

1.         Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang.

2.         Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary filing cabinet adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar.

3.          Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.

4.         Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.

5.         Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.

6.         Map Snelhecter
Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

7.         Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

8.         Map Gantung (hanging map)
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

9.         Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

10.      Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

11.     Alat sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

12.     Caption 

Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

13.     Cardex

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

14.     Duplikasi

Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

15.     Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

16.      Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

17.       Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

18.       Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

19.       Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

20.      Inventory record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

21.       Kartu indeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

22.      Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

23.       Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

24.       Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

25.      Out slip

Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

26.       Out folder

Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.

27.      Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

28.      Personal record

Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

29.       Production record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

30.      Rotary

Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

31.       Sales record 

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

32.       Stapler

Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

33.      Standarisasi

Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.

34.       Stopmap folio

Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

35.      Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.

36.      Roll O'Pack 

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak

37.       Kartu Tunjuk Silang

Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda.